Sunday, August 11, 2019

Tata Cara dalam Menulis Surat Elektronik (Email)

Hai readers,

Berawal dari kegelisahan saya membaca banyak sekali surat elektronik atau email yang masuk di salah satu organisasi yang saya ikuti, maka saya meniatkan diri untuk menulis tentang hal tersebut. Karena, ternyata, bahkan di tingkat pengajar universitas pun, masih banyak yang tidak tahu tentang bagaimana cara menulis email yang baik dan bernar.

Ya masak setingkat dosen mengirim email dengan format seperti chat di Whatsapp? 

Sumber

Bagaimana sih format email kebanyakan yang dilakukan secara tidak sadar?


1. Salam pembuka hanya menggunakan kata Assalamualaikum, kadang disingkat dengan aww. Ya kali adminnya Muslim, kalau non muslim?

2. Tidak menggunakan huruf kapital dan tanda baca yang tepat.

3. Badan email banyak sekali ditemukan kata yang disingkat.

4. Tidak ditutup dengan menggunakan salam penutup.


Percayalah, readers, membaca email dengan format seperti di atas itu membuat hati geregetan. Dan terkadang, email kita akan dicuekin, loh.

Oleh karena itu, yuk kita belajar bagaimana cara menulis email yang baik.

Tata Cara Penulisan Email yang Baik dan Benar


Kali ini, mari kita mulai dari tubuh email itu sendiri. Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan. Berikut ulasannya.

1. Salam Pembuka


Meskipun "Assalamualaikum" adalah kalimat salam yang baik, namun bukan berarti tepat jika digunakan dalam menulis email, loh. Karena pada dasarnya, surat menyurat melalui email lebih cenderung digunakan untuk sebab profesionalisme dan resmi, bukan percakapan casual seperti Whatsapp.

Berikut adalah contoh salam pembuka yang direkomendasikan.

Bahasa Indonesia:

Kepada Yth.
Bapak/Ibu xxx (atau Dr. xxx / Mr/Ms. xxx)
di tempat

Dengan hormat,

(isi email)

Jika merujuk pada sebuah jabatan, maka sebaiknya ditulis,

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan (atau Ketua dll)
PT. xxx
di tempat

Dengan hormat,

(isi email)

Jika merujuk pada admin sebuah institusi, dapat menggunakan format seperti berikut.

Kepada Yth.
Staff Divisi xxx
PT. xxx (atau nama organisasi)
di tempat

Dengan hormat,

(isi email)

Bahasa Inggris

Sejauh yang saya tahu, dan lakukan, penulisan salam pembuka pada email dalam bahasa Inggris lebih sederhana. Cukup dengan menggunakan yang tertulis pada contoh di bawah ini.

Dear Prof. xxx (atau Mr./Ms. xxx),

(isi email)

Jika merujuk pada admin sebuah institusi, dapat menggunakan format tersebut dibawah.

Dear Administrator (Staff)
University of xxx (atau nama perusahaan)

(isi email)

2. Isi Email

Dalam menulis isi email harus menggunakan bahasa baku dan diusahakan mengikuti Ejaan Yang Disempurnakan. Namun, jika kita tidak banyak tahu akan bahasa mana yang sesuai dengan EYD, kita dapat menuliskan kata-kata sopan, koq. Namun, ada beberapa hal juga yang perlu diperhatikan. Berikut ulasannya.

a. Perkenalan Diri


Pertama, tentu saja jika kita baru pertama kali mengirim email kepada yang ditujukan, maka perkenalan diri secara singkat, tidak perlu bertele-tele. Contoh berikut dapat diadaptasi, loh.

Saya (nama lengkap), salah satu mahasiswa di fakultas X Universitas Y mendapatkan kontak Bapak/Ibu dari xxx. Maksud dan tujuan saya mengirim surat elektronik ini guna xxxx.

Atau dalam bahasa Inggris, bisa juga ditulis dengan contoh sebagai berikut. (Mohon maaf jika bahasa Inggris saya berantakan).

First of all, I would like to introduce myself. I am xxx from the University of xxx. I am hereby would like to xxx about xxx.

b. Huruf kapital, tanda baca, spasi


Penting sekali bagi kita untuk kembali mengecek ulang email yang kita tulis. Perhatikan huruf kapital. Berikut adalah dua contoh perbandingan penulisan tubuh email yang tidak baik dan yang baik.

Contoh tidak baik

saya mau tanya tentang pembayaran program.dimana saya harus membayar.berapa uangnya.makasih.

Sungguh, saya tidak berbohong, yang seperti ini saya sering temui.

Contoh baik

Maksud dan tujuan saya menulis surat elektronik ini adalah untuk menanyakan hal yang berhubungan dengan program yang sedang dijalankan. Dimana saya harus membayar dan berapa jumlah nilai yang harus saya bayarkan?
Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Memang terkesan membosankan menulis format email baku seperti di atas, namun terkadang, keberhasilan atau kegagalan akan sesuatu hal justru berawal dari hal remeh seperti ini, loh.

c. Lampiran


Deskripsi pada isi email sebaiknya jangan terlalu banyak. Apabila berisikan surat ijin atau permintaan akan sesuatu, akan lebih baik jika kita membuat format surat dan dilampirkan secara terpisah. Sehingga kita dapat mengikuti format sebagai berikut.

Kami dari Radio PPI Jepang ingin mengajukan permohonan ijin untuk meliput acara yang akan berlangsung di KBRI Tokyo. Bersama surat ini, kami lampirkan surat ijin dari kesekretariatan Radio PPI Jepang.


3. Salam penutup


Salam penutup biasanya akan diakhiri juga dengan tanda tangan dari pengirim. Namun, terkadang ada juga yang hanya mengakhiri dengan "Sent from my iPhone". Sungguh, ini kurang baik.

Berikut contoh yang direkomendasikan.

Bahasa Indonesia

Atas perhatiannya, saya (kami) ucapkan terima kasih.

Hormat saya (kami),

Anggara Seto Dimas
Staff HRD
PT. Maxima Security
(boleh saja diisi dengan alamat atau kontak resmi institusi lebih lanjut dibawahnya)

Bahasa Inggris

Thank you very much.

Yours sincerely,

Anggara Seto Dimas
Student of the Department of Data Mining, 
Faculty of Engineering
University of Oxford

Ada beberapa salam penutup dalam bahasa Inggris yang bisa kita pergunakan, antara lain sebagai berikut:

- Yours sincerely
- Sincerely yours
- Best Regards
- Regards
- With Best
- Best

Mohon untuk tidak menggunakan kalimat semacam "Cute Regards", ini sungguh tidak baik.


4. Subyek Email


Untuk menulis subyek email, sungguh dilarang keras menggunakan kalimat semacam ini:

- Tugas Fix
- Bismillah dapat uang
- Bismillah tembus

Ada baiknya jika kita menuliskan dengan kalimat baku yang jelas dan rinci yang menggambarkan tentang sesuatu hal yang menjadi tujuan pokok kita. Contohnya sebagai berikut.

- Reward program
- Homestay Program
- Beasiswa ke Universitas XX
- Lampiran Tugas XX

5. Nama Lampiran

Mohon kembali untuk diperhatikan dalam penamaan lampiran yang akan dikirimkan. Jangan sampai menuliskan nama lampiran seperti "Bismillah dapat uang".

Alih-alih seperti itu, ada baiknya dokumen diberi nama seperti dibawah ini:

- Tugas XXX (Anggara SD)
- Design Ruang Tamu
- Surat Permohonan Ijin
- Lampiran 1
dan sebagainya

6. Nama Email


Di jaman digital seperti ini, rupanya masih banyak yang mengirimkan email resmi dengan alamat email yang dirasa kurang profesional seperti contoh dibawah ini.

- kwesdotenigameni@gmail.com
- ezz_sobz@gmail.com
- muh_chayank_kamu@gmail.com

Ada baiknya jika kita membuat email khusus untuk keperluan resmi dengan menggunakan nama lengkap dan kombinasi yang memungkinan. Seperti contoh dibawah ini.

- anggara.seto@gmail.com
- anggara.seto715@gmail.com
- a.seto.dimas@gmail.com
- a.seto.dimas.2214@gmail.com

Penggunaan varian angka tidak akan mengurangi nilai profesionalisme, koq. Asal jangan kemudian menyebut 4ko3_5ay4nk@gmail.com saja, sih.


Nah, rasanya seperti itulah, readers, tata cara mengirim surat email resmi yang baik. Jika readers ada tambahan, mohon ditulis di komentar ya.

1 comments so far

Sincerely yours, it means without wax


EmoticonEmoticon